De una forma superficial, una base de datos puede parecerse mucho a una hoja de cálculo: tiene datos dispuestos en columnas y filas. Pero ahí es donde termina la similitud porque una base de datos es mucho más poderosa.
¿QUÉ PUEDE HACER UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos tiene muchas facilidades para realizar búsquedas. Por ejemplo, un departamento de ventas podría buscar rápidamente y encontrar a todo el personal de ventas que haya alcanzado una determinada cantidad en ventas durante un período de tiempo determinado.
Una base de datos puede actualizar registros en grandes cantidades, incluso millones o más registros. Esto sería útil, por ejemplo, si quisiera agregar nuevas columnas o aplicar un parche de datos de algún tipo.
Si la base de datos es relacional, que es la mayoría de las bases de datos, puede hacer una referencia cruzada de registros en diferentes tablas. Esto significa que puede crear relaciones entre tablas. Por ejemplo, si vinculó una tabla Clientes con una tabla Pedidos, puede encontrar todas las órdenes de compra de la tabla Pedidos que un solo cliente alguna vez realizo, o modificar una consulta para devolver solo aquellas órdenes procesadas en un período de tiempo particular o casi cualquier tipo de combinación que puedas imaginar.
Una base de datos puede realizar cálculos agregados complejos en múltiples tablas. Por ejemplo, puede enumerar los gastos en varios puntos de venta minorista, incluir todos los posibles subtotales y luego un total final.
Una base de datos puede hacer cumplir la coherencia y la integridad de los datos, lo que significa que puede evitar la duplicación y garantizar la precisión de los datos a través de su diseño y una serie de limitaciones.
¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS?
En su forma más simple, una base de datos se compone de tablas que contienen columnas y filas. Los datos están separados por categorías en tablas para evitar la duplicación. Por ejemplo, una empresa puede tener una tabla para Empleados, una para Clientes y otra para Productos.
Cada fila en una tabla se llama un registro, y cada celda es un campo.
Cada campo (o columna) puede diseñarse para contener un tipo específico de datos, como un número, texto o fecha. Esto se ve reforzado por una serie de reglas para garantizar que sus datos sean precisos y confiables.
Las tablas en una base de datos relacional están vinculadas a través de una clave. Este es un ID en cada tabla que identifica de manera única una fila. Cada tabla tiene una columna de clave principal, y cualquier tabla que necesite vincularse a esa tabla tendrá una columna de clave externa cuyo valor coincidirá con la clave primaria de la primera tabla.
Una base de datos incluirá formularios para que los usuarios puedan ingresar o editar datos. Además, tendrá la capacidad de generar informes a partir de los datos. Un informe es simplemente la respuesta a una pregunta, llamada consulta en la base de datos. Por ejemplo, puede consultar la base de datos para conocer los ingresos brutos de una empresa durante un período de tiempo determinado. La base de datos le devolverá el informe con la información solicitada.
PRODUCTOS MAS COMUNES PARA GESTIONAR BASES DE DATOS
Microsoft Access es una de las plataformas de bases de datos más populares en el mercado hoy en día. Se envía con Microsoft Office y es compatible con todos los productos de Office. Cuenta con asistentes y una interfaz fácil de usar que lo guía a través del desarrollo de su base de datos. También están disponibles otras bases de datos de escritorio, incluidas FileMaker Pro, LibreOffice Base (que es gratuita) y Brilliant Database.
Si está considerando una base de datos para un negocio mediano a grande, es posible que desee considerar una base de datos de servidor basada en el lenguaje de consulta estructurado (SQL). SQL es el lenguaje de base de datos más común y lo utilizan la mayoría de las bases de datos en la actualidad.
Bases de datos de servidor pueden como MySQL, Microsoft SQL Server y Oracle son enormemente poderosas, pero también costosas y pueden tener una curva de aprendizaje abrupta.
